Platforma rekrutacyjna na zamówienie: jak zbudowaliśmy system dla agencji pracy WorkPoinT Smart

Rekrutacja pracowników do pracy za granicą to dziesiątki kandydatów, setki dokumentów i kilka firm, które czekają na ludzi na konkretny termin. Kiedy to wszystko żyje w arkuszach, mailach i telefonach, coś zawsze się gubi. Dla WorkPoinT Smart zbudowaliśmy platformę rekrutacyjną, w której cały proces, od zgłoszenia kandydata po fakturę dla firmy, odbywa się w jednym systemie.

Punkt wyjścia: rekrutacja w arkuszach i na telefonie

WorkPoinT Smart rekrutuje fachowców z branży budowlanej i logistycznej do pracy w Niemczech, Holandii, Belgii i innych krajach Europy. W takiej pracy liczy się czas. Firma zgłasza zapotrzebowanie na brygadę, a agencja musi szybko sprawdzić, kto jest dostępny, kto ma komplet dokumentów i kto może wyjechać od zaraz.

Bez wspólnego systemu każda z tych informacji leży gdzie indziej. CV przychodzi mailem, certyfikat na WhatsAppie, dostępność kandydata zna tylko jeden rekruter, a firma dzwoni z pytaniem, „jak tam nasi ludzie”. Klient potrzebował jednego miejsca dla trzech grup użytkowników: kandydatów, rekruterów i firm, które zatrudniają pracowników.

Co zbudowaliśmy

Powstała platforma rekrutacyjna szyta na miarę, a nie gotowy program dopasowany na siłę. Każda grupa użytkowników ma własny panel i widzi tylko to, czego potrzebuje.

Dla kandydatów i pracowników

• • Publiczne oferty pracy z filtrami według zawodu i kraju oraz osobną stroną każdej oferty: stawka, miejsce, liczba osób i termin startu.

• • Zgłoszenie w 5 krokach: dane osobowe, doświadczenie, dokumenty, języki i zgody. Formularz pyta o to, czego wymaga dany kraj pracy, więc kandydat nie wypełnia zbędnych pól.

• • Dokumenty prosto z telefonu: certyfikaty, uprawnienia i dokumenty tożsamości kandydat wgrywa zdjęciem, bez skanera.

• • Panel pracownika: profil, dokumenty, przydziały do zleceń, wnioski urlopowe i wiadomości.

• • Czat z rekruterem i powiadomienia o zmianach, zamiast dzwonienia z pytaniem o status.

Dla rekruterów i agencji pracy

• • Baza kandydatów z filtrowaniem według zawodu, kraju i dostępności.

• • Ocena gotowości do wyjazdu: system na podstawie dokumentów i kwalifikacji pokazuje, kto jest gotowy, a komu czegoś brakuje.

• • Dopasowanie kandydatów do zleceń i zapotrzebowania firm w jednym widoku.

• • Brygady: składanie zespołów i przypisywanie ich do zleceń.

• • CV kandydata w PDF w kilku językach, gotowe do wysłania firmie.

• • Raporty lejka rekrutacyjnego, raporty tygodniowe, księgowość i fakturowanie kontrahentów.

• • Własne szablony formularzy, e-maili i dokumentów oraz edycja treści strony bez programisty.

Dla firm, które zatrudniają pracowników

• • Własny portal firmy dostępny całą dobę.

• • Przeglądanie kandydatów i tworzenie listy wybranych osób.

• • Zgłaszanie zapotrzebowania na pracowników bezpośrednio w systemie.

• • Podgląd swoich pracowników, grafiku i raportów tygodniowych.

• • Faktury do pobrania i wiadomości z agencją bez wychodzenia z portalu.

12 języków, bo pracownicy są z całej Europy

Kandydaci WorkPoinT Smart to nie tylko Polacy. Dlatego platforma działa w 12 wersjach językowych: polskiej, angielskiej, niemieckiej, holenderskiej, duńskiej, norweskiej, szwedzkiej, francuskiej, hiszpańskiej, portugalskiej, słowackiej i chorwackiej. Kandydat wybiera język jednym kliknięciem i od razu widzi oferty oraz formularz w swoim języku.

Najpierw telefon, potem komputer

Pracownik budowlany nie siedzi przy biurku. Szuka pracy i wysyła dokumenty z telefonu, często z placu budowy. Dlatego każdy ekran projektowaliśmy najpierw pod telefon. Platformę można też zainstalować na ekranie głównym jak zwykłą aplikację (PWA), bez pobierania czegokolwiek ze sklepu z aplikacjami.

Bezpieczeństwo danych i RODO

Platforma przechowuje dane osobowe, dokumenty tożsamości i informacje o zatrudnieniu, więc bezpieczeństwo nie mogło być dodatkiem. Wdrożyliśmy:

• • logowanie z weryfikacją dwuetapową (2FA),

• • role i uprawnienia, dzięki którym każdy widzi tylko swoje dane,

• • maskowanie danych wrażliwych przed osobami bez uprawnień,

• • rejestr zgód RODO z historią akceptacji,

• • dziennik aktywności, logi wysłanych e-maili i kopie zapasowe.

Co z tego ma klient

Jeden system zamiast arkuszy, maili i telefonów. Kandydat zgłasza się sam, o dowolnej porze i w swoim języku. Rekruter od razu widzi, kto jest gotowy do wyjazdu, i składa brygadę w kilka minut. Firma sprawdza swoich pracowników i pobiera faktury bez dzwonienia do agencji. Droga od zgłoszenia kandydata do pierwszego dnia pracy jest krótsza, a każdy krok zostaje zapisany.

Najczęstsze pytania

Czy taki system nadaje się dla małej agencji pracy?

Tak. Platformę budujemy pod konkretne procesy firmy, więc mała agencja nie płaci za funkcje, których nie używa. Kolejne moduły, np. portal dla firm albo fakturowanie, można dodać później.

Czym różni się platforma na zamówienie od gotowego programu ATS?

Gotowy program ATS wymusza swój sposób pracy i zwykle wiąże się z miesięczną opłatą za każde konto. System na zamówienie odwzorowuje Twój proces rekrutacji, ma Twoje formularze i dokumenty, a kod należy do Ciebie.

Czy kandydaci muszą instalować aplikację?

Nie. Platforma działa w przeglądarce na każdym telefonie. Kto chce, może dodać ją do ekranu głównego i korzystać jak z aplikacji.

Ile trwa wdrożenie takiej platformy?

To zależy od liczby modułów i języków. Zaczynamy od bezpłatnej rozmowy i opisu procesu, a potem przygotowujemy wycenę z harmonogramem.

Potrzebujesz systemu dla swojej firmy?

Prowadzisz agencję pracy, rekrutujesz pracowników za granicę albo masz proces, który wciąż żyje w arkuszach? Zbudujemy system dopasowany do Twojej firmy: od strony z ofertami po panel dla klientów. Zobacz platformę na workpointsmart.pl, a potem porozmawiajmy.

📞 535 766 735 · 📩 biuro@levandovska.pl · Bezpłatna wycena w 24 h